Como gerenciar as finanças de uma loja de cosméticos online

A era digital redefiniu a maneira como as empresas operam, e a gestão financeira das lojas de cosméticos não é exceção.

Ferramentas digitais inovadoras estão transformando o panorama financeiro, oferecendo soluções mais eficientes, precisas e acessíveis para lojistas de todos os portes.

Apenas para se ter uma ideia, a Febraban indica que 64% das micro e pequenas empresas usam ferramentas digitais para gerenciar suas finanças.

Neste blog você vai entender como essas ferramentas digitais estão revolucionando a organização das finanças.

Fazendo a transição

Antes de mudar sua gestão financeira tradicional para ferramentas online, é importante seguir alguns passos para garantir uma transição suave e eficaz. Aqui estão alguns dos primeiros passos que você deve considerar:

• Avalie suas necessidades: antes de escolher uma ferramenta de gestão financeira online, faça uma avaliação detalhada das necessidades da sua loja. Considere os recursos que são essenciais para você, como acompanhamento de despesas, gestão de estoque, faturamento, relatórios financeiros, entre outros
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  Pesquise e compare opções: existem muitas opções de ferramentas de gestão financeira online disponíveis no mercado. Pesquise e compare as diferentes opções para encontrar aquela que melhor atenda às suas necessidades e ao seu orçamento. Considere fatores como funcionalidades oferecidas, facilidade de uso, custo e suporte ao cliente;
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  Faça um planejamento: antes de fazer a mudança para uma nova ferramenta de gestão financeira, faça um planejamento detalhado do processo de transição. Defina metas claras e estabeleça um cronograma para a implementação da nova ferramenta. Considere também a necessidade de treinamento para você e sua equipe, se aplicável.
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  Faça backup dos dados: faça backup de todos os seus dados financeiros importantes, incluindo registros de transações, faturas, extratos bancários e relatórios financeiros. Isso garantirá que você tenha acesso a essas informações caso ocorra algum problema durante a migração.

• Teste a nova ferramenta: antes de fazer a mudança completa para a nova ferramenta de gestão financeira, faça um teste para se familiarizar com a interface e os recursos oferecidos. Isso permitirá que você identifique eventuais problemas ou limitações e faça ajustes antes da implementação completa.

• Treine sua equipe: se você tem uma equipe que será responsável por utilizar a nova ferramenta de gestão financeira, forneça treinamento adequado para garantir que eles saibam como utilizar todas as funcionalidades da ferramenta de forma eficaz.

• Monitore e ajuste: após a implementação da nova ferramenta de gestão financeira, monitore de perto o desempenho e faça ajustes conforme necessário. Esteja aberto a feedbacks da sua equipe e faça as mudanças necessárias para garantir que a ferramenta esteja atendendo às suas necessidades de forma eficaz.

Seguindo esses passos, você estará melhor preparado para fazer a transição de sua gestão financeira tradicional para ferramentas online de forma eficiente e bem-sucedida.

E quais são as ferramentas existentes para isso?

Softwares de contabilidade: softwares como QuickBooks, Xero, e Wave são amplamente utilizados para gerenciar as finanças de pequenas e médias empresas. Eles oferecem recursos para acompanhar receitas e despesas, emitir faturas, reconciliar contas bancárias e gerar relatórios financeiros;

• Sistemas de Ponto de Venda (PDV): Square, Shopify POS e Vend ajudam os varejistas a processar transações de vendas, gerenciar inventário e acompanhar as vendas em tempo real. Eles podem estar integrados a sistemas de gestão financeira para uma visão completa das finanças da loja;

• Aplicativos de pagamento: aplicativos como PayPal, Stripe, PagSeguro e MercadoPago permitem que os comerciantes aceitem pagamentos online, além de oferecerem opções de pagamento móvel e de ponto de venda;

• Softwares de gestão de estoque: ferramentas como TradeGecko, Zoho Inventory e Stitch Labs ajudam os comerciantes a gerenciar o estoque, rastrear produtos, acompanhar os níveis de estoque e automatizar processos de reposição;

• Plataformas de E-Commerce: para lojas online, plataformas como Shopify, WooCommerce e Magento oferecem recursos integrados de gerenciamento de finanças, incluindo processamento de pagamentos, gestão de pedidos, cálculo de impostos e relatórios de vendas.

E quais as vantagens dessas ferramentas de gerenciamento online?

São várias, elas vão desde economia de tempo, acesso remoto aos dados e até uma análise das informações para que o lojista possa tomar decisões assertivas. Veja.

• Automatização e eficiência: as ferramentas digitais automatizam muitos processos financeiros, economizando tempo e reduzindo erros humanos associados à entrada manual de dados.  Segundo a Sage (Sistema de Apoio à Gestão da Informação), 78% dos contadores brasileiros utilizam softwares de contabilidade, liberando tempo para atividades estratégicas. Já a automação aumenta a eficiência em até 40%, reduzindo erros e custos operacionais.

• Acesso remoto e em tempo real: os proprietários de lojas de cosméticos podem acessar e gerenciar suas finanças de qualquer lugar, a qualquer momento, através de dispositivos conectados à internet. De acordo com o Sebrae, 52% dos pequenos negócios brasileiros utilizam smartphones para gerenciar suas finanças;

• Integração e consolidação de dados: muitas ferramentas digitais podem ser integradas umas às outras, permitindo que os dados fluam livremente entre diferentes sistemas (por exemplo, entre o sistema de PDV e o software de contabilidade), proporcionando uma visão unificada das finanças da loja;

• Análise avançada de dados: as ferramentas digitais oferecem recursos avançados de análise de dados, permitindo que os proprietários de lojas identifiquem tendências, padrões de compra e oportunidades de crescimento com maior precisão;

• Segurança e conformidade: muitas ferramentas digitais são projetadas com recursos de segurança robustos para proteger os dados financeiros sensíveis da loja e garantir conformidade com regulamentações de privacidade e segurança.

Mas por onde começar?

Se você não tem experiência com ferramentas online de gestão financeira e está considerando implementá-las para sua loja de cosméticos, existem várias abordagens que você pode considerar:

• Aprender por conta própria: existem muitos recursos disponíveis online, incluindo tutoriais, vídeos instrutivos e documentação do usuário para as principais plataformas de gestão financeira. Muitas dessas plataformas também oferecem suporte ao cliente para ajudar os usuários a se familiarizar com suas ferramentas. Você pode começar explorando os recursos e funcionalidades básicas da ferramenta que escolher e progredir gradualmente.

• Cursos online: existem cursos online dedicados ao aprendizado de ferramentas de gestão financeira. Plataformas de educação online como Udemy, Coursera e LinkedIn Learning oferecem uma variedade de cursos sobre contabilidade, finanças empresariais e uso de softwares de gestão financeira. Esses cursos podem ser uma maneira estruturada e eficaz de aprender as habilidades necessárias.

• Contratar uma empresa de consultoria financeira: se você prefere terceirizar completamente a gestão financeira da sua loja, pode considerar a contratação de uma empresa de consultoria financeira. Eles podem fornecer serviços de contabilidade, planejamento financeiro e aconselhamento sobre o uso de ferramentas de gestão financeira.

• Treinar um colaborador interno: se você tem um colaborador com interesse e habilidades em contabilidade ou gestão financeira, pode ser uma opção treiná-lo para utilizar as ferramentas de gestão financeira. Isso pode ser uma solução eficaz, especialmente se você planeja manter a gestão financeira interna.

A escolha entre essas opções dependerá de vários fatores, incluindo suas próprias habilidades e disponibilidade de tempo, recursos financeiros disponíveis e o tamanho e complexidade da sua operação comercial. Em muitos casos, uma combinação de aprendizado próprio e apoio de cursos online pode ser uma abordagem eficaz e econômica para adquirir as habilidades necessárias para gerenciar as finanças da sua loja de cosméticos.

E quais as diferenças entre gerenciar uma loja de cosméticos física e online?

Gerenciar as finanças de uma loja física e de uma loja online apresenta algumas diferenças significativas devido à natureza das operações, estruturas de custos e modelos de negócios envolvidos. Abaixo estão algumas das diferenças-chave:

Custos Operacionais

Loja física: as lojas físicas geralmente têm custos mais altos associados ao aluguel ou compra do espaço físico, manutenção do local, despesas de pessoal, segurança, contas de água, luz, entre outros.

Loja Online: as lojas online podem ter custos mais baixos em termos de aluguel de espaço físico, mas podem exigir investimentos em tecnologia, hospedagem de site, segurança cibernética, marketing digital, entre outros.

Estoque e Logística

Loja física: geralmente mantêm um estoque visível aos clientes e precisam gerenciar o espaço de armazenamento, a reposição de estoque e a logística de recebimento e envio de mercadorias.

Loja online: pode gerenciar estoques de forma mais automatizada e muitas vezes adotar estratégias diretas com o fornecedor para minimizar os custos de armazenamento.

Atendimento ao cliente

Loja Física: o atendimento ao cliente em lojas físicas envolve interações pessoais e diretas, o que pode exigir mais recursos humanos e treinamento para lidar com as necessidades dos clientes.

Loja Online: geralmente é feito por meio de suporte por e-mail, chat, telefone ou até mesmo aplicativos de conversas em tempo real. Pode haver menos interações pessoais, mas ainda é necessário um bom suporte para manter a satisfação, a preferência e a rapidez que o cliente necessita.

Análise de Dados e Métricas

Loja física: podem usar sistemas de ponto de venda (PDV) para rastrear vendas, inventário e outras métricas importantes. No entanto, pode ser mais desafiador obter insights detalhados sobre o comportamento do cliente.

Loja Online: têm acesso a uma ampla gama de dados sobre o comportamento do cliente, como taxas de conversão, tempo gasto no site, páginas visitadas, entre outros, o que permite uma análise mais detalhada e aprimoramento das estratégias de marketing e vendas.

Marketing e publicidade

Loja Física: as estratégias de marketing para lojas físicas podem incluir publicidade local, panfletos, eventos promocionais, entre outros, muitas vezes direcionados a uma área geográfica específica.

Loja Online: o marketing digital desempenha um papel fundamental para lojas online, envolvendo estratégias como SEO (otimização de mecanismos de busca), marketing de conteúdo, anúncios pagos (como Google Ads, Facebook Ads), além de estratégias específicas para redes sociais e e-mail marketing.

Em resumo, embora o objetivo final de gerenciar as finanças seja o mesmo para lojas físicas e online (maximizar lucros, controlar custos, etc.), as abordagens e os desafios específicos podem variar consideravelmente devido à natureza diferente das operações e dos modelos de negócios.

Conclusão:

As ferramentas digitais estão revolucionando a gestão financeira das lojas comerciais, inclusive as de cosméticos, oferecendo soluções mais eficientes, precisas e acessíveis. A automação de tarefas, o controle detalhado das finanças, o acesso à informação em tempo real, a segurança e proteção de dados e as tendências para o futuro demonstram o potencial transformador dessas ferramentas. Adotar essas soluções pode ser um diferencial crucial para o sucesso das lojas comerciais no mercado competitivo da era digital.