Como automatizar o controle financeiro da sua loja de cosméticos

Vivemos em um mundo digital e a esta altura você já deve ter pensando em automatizar o controle financeiro da sua loja de cosméticos, certo?

Essa medida oferece uma série de benefícios significativos que podem ajudar a melhorar a eficiência, a precisão e a tomada de decisões financeiras.

E a julgar pelos dados, esse deve ser mesmo o futuro dos negócios. Veja:

• Pesquisa da PwC: 86% dos CEOs acreditam que a automação é fundamental para o futuro dos negócios;
• Gartner: o mercado global de software de automação de processos robóticos deve crescer 30% em 2024;
• McKinsey: a automação pode gerar até US$13 trilhões em valor para a economia global até 2030.

Veja mais razões pelas quais você deve considerar a automatização do controle financeiro:

• Eficiência: a automatização reduz a necessidade de realizar tarefas manuais demoradas, como entrada de dados, reconciliação de contas e elaboração de relatórios. Isso libera tempo para que você e sua equipe possam se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior valor para o negócio. Segundo pesquisa da IDC (International Data Corporation), 90% das grandes empresas já automatizaram seu controle financeiro, 60% das médias empresas estão em processo de automação e 40% das pequenas empresas já reconhecem os benefícios da automação.

• Redução de erros: a automação reduz significativamente o risco de erros humanos associados à entrada manual de dados. Isso pode ajudar a evitar problemas como cálculos incorretos, lançamentos duplicados e reconciliações imprecisas, o que, por sua vez, melhora a precisão das informações financeiras.

• Visibilidade e controle: com sistemas automatizados, você pode obter uma visão em tempo real da situação financeira da sua empresa. Isso inclui informações sobre fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, despesas, receitas e muito mais. Ter acesso a essas informações ajuda a tomar decisões mais assertivas e a responder rapidamente a mudanças nas condições financeiras.

• Análise e relatórios avançados: os sistemas de automação financeira incluem recursos avançados de análise e relatórios. Isso permite que você identifique tendências, padrões e áreas de melhoria com mais facilidade. Além disso, relatórios precisos e oportunos são essenciais para cumprir requisitos regulatórios e atender às demandas de stakeholders internos e externos.

• Integração com outros sistemas: muitas soluções de automação financeira podem ser integradas a outros sistemas empresariais, como sistemas de gestão empresarial (ERP), sistemas de CRM e sistemas de gestão de estoque. Isso facilita o fluxo de informações entre diferentes partes da organização e ajuda a criar um ambiente coeso e integrado.

• Segurança: os sistemas automatizados geralmente oferecem recursos de segurança avançados para proteger os dados financeiros sensíveis da sua empresa contra ameaças cibernéticas e acesso não autorizado.

Resumindo, a automatização do controle financeiro não apenas simplifica e agiliza os processos financeiros, mas também fornece insights valiosos que podem ajudar a impulsionar o crescimento e a sustentabilidade do seu negócio a longo prazo.

E qual software devo usar?

Existem diversos softwares de automatização de gestão financeira disponíveis no mercado, cada um com suas características e funcionalidades. Alguns dos melhores softwares de automatização de gestão financeira incluem:

• QuickBooks: é um software popular para pequenas empresas e autônomos. Ele oferece recursos de faturamento, controle de despesas, gestão de contas a pagar e a receber, relatórios financeiros e integração com bancos.

• Xero: similar ao QuickBooks, o Xero é um software de contabilidade baseado em nuvem que oferece recursos de faturamento, negociação bancária, gestão de despesas e pagamentos. Ele também possui integrações com uma variedade de aplicativos de negócios.

• Wave: é uma opção gratuita de software de contabilidade e gestão financeira, adequado para freelancers, autônomos e pequenas empresas. Ele inclui recursos de faturamento, contabilidade de dupla entrada, rastreamento de despesas e relatórios financeiros.

• FreshBooks: software de contabilidade baseado em nuvem projetado para pequenas empresas e autônomos. Ele oferece recursos de faturamento, gestão de despesas, rastreamento de tempo, relatórios financeiros e integração com várias ferramentas de negócios.

• Zoho Books: é uma solução de contabilidade online que oferece faturamento, gestão de despesas, controle de estoque, rastreamento de tempo e relatórios financeiros. Ele também se integra com outros aplicativos Zoho e serviços de terceiros.

Estes são apenas alguns exemplos de softwares de gestão financeira. O ideal é que você pesquise e encontre aquele que atenda melhor suas necessidades. 

Tem que pagar?

Em relação à questão de serem pagos ou gratuitos, a maioria desses softwares oferece planos pagos com recursos adicionais ou limitações levando em consideração os planos gratuitos.

Geralmente, os planos gratuitos podem ser adequados para freelancers ou empresas muito pequenas, enquanto os planos pagos oferecem recursos mais avançados e suporte ao cliente.

A escolha do software ideal depende das necessidades específicas da sua empresa e do seu orçamento. É recomendável explorar os recursos oferecidos por cada software e compará-los antes de tomar uma decisão.

O que mais deve ser levado em conta na hora de escolher um sistema de gestão?

Começar a implementar um software de controle financeiro em sua loja de cosméticos é uma excelente ideia para melhorar a gestão e o acompanhamento das finanças do seu negócio. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a começar:

1. Identifique suas necessidades: liste as principais áreas que você precisa controlar, como vendas, estoque, despesas, contas a pagar e a receber, entre outros;

2. Pesquisa de softwares: faça uma pesquisa sobre softwares de controle financeiro disponíveis no mercado, como os listados acima;

3. Avalie as funcionalidades: avalie as funcionalidades oferecidas por cada software em relação às suas necessidades específicas. Verifique se o software oferece recursos como controle de estoque, gestão de vendas, relatórios financeiros, integração bancária, entre outros;

4. Considere a facilidade de uso: opte por um software que seja fácil de usar e entender, especialmente se você não tem experiência prévia com sistemas de controle financeiro. A interface intuitiva facilitará a sua adaptação e a de sua equipe.

5. Verifique a escalabilidade: escolha um software que possa crescer junto com o seu negócio. Considere se o software oferece escalabilidade para lidar com o aumento do volume de transações e a expansão da sua loja.

6. Integração com outros sistemas: se você já utiliza outros sistemas em sua loja, verifique se o software de controle financeiro pode ser integrado a esses sistemas. Integrações podem facilitar o fluxo de dados e a automação de processos.

7. Treinamento e suporte: certifique-se de que o software oferece recursos de treinamento e suporte técnico. É importante que você e sua equipe saibam como utilizar todas as funcionalidades do sistema e possam contar com suporte em caso de dúvidas ou problemas.

8. Teste o software: antes de tomar uma decisão final, experimente o software por meio de versões de teste ou demos gratuitas, se disponíveis. Isso permitirá que você avalie se o software atende às suas expectativas e necessidades.

9. Implementação: uma vez escolhido o software, planeje a implementação em sua loja. Designe responsáveis pela configuração do sistema, migração de dados e treinamento da equipe. Você também pode contratar profissionais externos e terceirizar esse departamento, mas pode sair um pouco mais caro.

10. Acompanhamento e ajustes: após a implementação, acompanhe o desempenho do software e faça ajustes conforme necessário. Esteja aberto a feedbacks da equipe e busque continuamente maneiras de otimizar o uso do software para melhorar a gestão financeira da sua loja.

Seguindo essas etapas, você estará no caminho certo para implementar um software de controle financeiro eficaz em sua loja de cosméticos.

Conclusão

No geral, a automatização do controle financeiro não apenas simplifica e agiliza os processos financeiros, mas também fornece insights valiosos que podem ajudar a impulsionar o crescimento e a sustentabilidade do seu negócio a longo prazo.